Ga naar hoofdinhoud

Medewerkers beheren

Na het toevoegen van scholen, kunnen de medewerkers per school worden toegevoegd. In de toolbar vind je een switch om te kunnen wisselen tussen scholen.

Handmatig toevoegen​

De beheerder kan medewerkers 1 voor 1 toevoegen met behulp van de plus knop in de toolbar.

Medewerker toevoegen

Medewerkers via een csv bestand toevoegen​

Medewerkers kunnen via een csv lijst worden geupload. De lijst moet 5 kolommen hebben voor voornaam, tussenvoegsel, achternaam, email adres, is docent (ja of nee) en functie. De lijst mag geen kolomhoofden bevatten.

Medewerkers uploaden via csv

De kolom met het email adres is belangrijk. Als een medewerker bij meerdere scholen wordt geupload, dan zullen de records op basis van het email adres worden samengevoegd. Een medewerker wordt dan gekoppeld aan meerdere scholen.

Medewerker bewerken​

De medewerker kan worden bewerkt door bij Acties op "Bewerken" te klikken.

Medewerker bijwerken

De medewerker is gekoppeld aan een hoofdvestiging en kan worden gekoppeld aan meerdere vestigingen. De hoofdvestiging van de medewerker moet altijd in de lijst van gekoppelde vestigingen staan. Er kunnen wel meerdere vestigingen geselecteerd worden. De medewerker kan zijn hoofdvestiging wijzigen bij zijn account. De beschikbare opties komen dan van de lijst van vestigingen.

Ook kan de inlogstatus van een medewerker worden bijgewerkt. De medewerker kan op non-actief worden gezet.

Medewerkers status

Aanmaken van accounts​

Accounts worden automatisch aangemaakt na een succesvolle eerste inlog poging. Tijdens het aanmaken van accounts worden tokens toegevoegd op de server:

  • leerling (ja/nee): wordt op "ja" gezet als het email adres overeen komt met een email adres op de lijst met leerlingen
  • medewerker (ja/nee): wordt op "ja" gezet als het email adres overeen komt met een email adres op de lijst met medewerkers
  • admin (ja/nee): wordt altijd op "nee" gezet bij eerste aanmaak van het account
  • bestuur admin (ja/nee): wordt altijd op "nee" gezet bij eerste aanmaak van het account
  • super admin (ja/nee): wordt altijd op "nee" gezet bij eerste aanmaak van het account

Deze tokens worden later gekoppeld aan Permissies. Permissies worden ingesteld door de beheerder. Hierin legt de beheerder vast welke rechten er per rol worden toegekend.

Bij medewerkers is er een optie om het account type te wijzigen van "Federated" naar "Email/wachtwoord". Deze optie is alleen beschikbaar bij het bewerken van een medewerker record, en als de medewerker nog geen actief account heeft.

Als deze optie wordt geselecteerd, dan wordt er een email/wachtwoord account aangemaakt voor de medewerker waarmee hij/zij kan inloggen. Echter, hiervoor moet wel deze optie van inloggen beschikbaar zijn op de omgeving, en dit is niet aan te raden.

Verwijderen van een medewerker​

Bij het verwijderen van een medewerker zijn er een aantal opties:

  • De medewerker heeft nog nooit ingelogd en heeft dus geen account
  • De medewerker heeft een account en is geplaatst bij meerdere scholen
  • De medewerker heeft een account en is geplaatst bij slechts 1 school

Medewerker heeft geen account​

Als de medewerker geen account heeft, dan zal het medewerker record worden verwijderd. Aangezien er geen account is en ook geen gegevens, hoeft er verder niets te gebeuren.

Medewerker heeft een account en is geplaatst bij meerdere scholen​

Als de medewerker wordt verwijderd bij een school, dan zal deze school worden verwijderd uit de gekoppelde scholen en zal de medewerker verdwijnen uit het overzicht van medewerkers bij die school. Echter, het record blijft bestaan en ook het gerelateerde account. De medewerker is immers nog steeds actief bij een of meerdere scholen.

Medewerker heeft een account en is geplaatst bij slechts 1 school​

Als de medewerker wordt verwijderd bij de enige school waar hij/zij actief is, dan zal het medewerker record op non-actief worden gezet. Het account en alle gegevens blijven bestaan, maar de medewerker kan niet meer inloggen. Om de medewerker definitief te verwijderen, moet het account worden verwijderd.

Verwijderen van account​

Bij het verwijderen van een account worden de volgende stappen automatisch genomen:

  • Chats en chatberichten worden verwijderd
  • Bestanden en gerelateerde documenten worden verwijderd
  • Het medewerker of leerling record wordt verwijderd
  • Het account record wordt definitief verwijderd uit Firebase

Bewaartermijn voor medewerkers​

Medewerkers worden automatisch verwijderd na het verlopen van de bewaartermijn die is ingesteld in de omgeving. De default is 8 jaar.