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Gérer les employés

Après avoir ajouté des écoles, les employés peuvent être ajoutés par école. Dans la barre d'outils, vous trouverez un commutateur pour basculer entre les écoles.

Ajout manuel​

L'administrateur peut ajouter des employés un par un à l'aide du bouton plus dans la barre d'outils.

Ajouter un employé

Ajout d'employés via un fichier csv​

Les employés peuvent être téléchargés via une liste csv. La liste doit comporter 6 colonnes pour le prénom, l'infix, le nom de famille, l'adresse e-mail, est un enseignant (oui ou non) et la fonction. La liste ne doit pas contenir d'en-têtes de colonnes.

Télécharger des employés via csv

La colonne de l'adresse e-mail est importante. Si un employé est téléchargé pour plusieurs écoles, les enregistrements seront fusionnés sur la base de l'adresse e-mail. Un employé sera alors lié à plusieurs écoles.

Création d'employés via la mise en liste blanche de domaines​

Les employés peuvent également être créés automatiquement en mettant des domaines en liste blanche. Lorsqu'un employé se connecte avec une adresse e-mail appartenant à un domaine en liste blanche, un compte est automatiquement créé pour lui et lié à l'école appropriée. Cela fait gagner du temps car l'administrateur n'a pas besoin de créer un compte pour chaque employé.

Pour plus d'informations, voir Gérer les domaines.

Modifier un employé​

L'employé peut être modifié en cliquant sur "Modifier" dans Actions.

Mettre à jour un employé

L'employé est lié à un établissement principal et peut être lié à plusieurs établissements. L'établissement principal de l'employé doit toujours figurer dans la liste des établissements liés. Plusieurs établissements peuvent être sélectionnés. L'employé peut modifier son établissement principal dans son compte. Les options disponibles proviennent de la liste des établissements.

Pour chaque employé, la propriété "Est un enseignant ?" peut être définie sur "Oui" ou "Non". Cela détermine les droits d'accès de l'employé dans le système. Seuls les employés marqués comme enseignants peuvent sélectionner l'élément de menu 'Groupes' et gérer des groupes.

Le statut de connexion d'un employé peut également être mis à jour. L'employé peut être désactivé.

Statut des employés

Création de comptes​

Les comptes sont automatiquement créés après une première tentative de connexion réussie. Lors de la création des comptes, des jetons sont ajoutés sur le serveur :

  • élève (oui/non) : est défini sur "oui" si l'adresse e-mail correspond à une adresse e-mail de la liste des élèves
  • employé (oui/non) : est défini sur "oui" si l'adresse e-mail correspond à une adresse e-mail de la liste des employés
  • admin (oui/non) : toujours défini sur "non" lors de la création initiale du compte
  • admin de direction (oui/non) : toujours défini sur "non" lors de la création initiale du compte
  • super admin (oui/non) : toujours défini sur "non" lors de la création initiale du compte

Ces jetons sont ensuite liés aux Autorisations. Les autorisations sont définies par l'administrateur. Il détermine les droits accordés à chaque rôle.

Pour les employés, il existe une option pour modifier le type de compte de "Fédéré" à "E-mail/mot de passe". Cette option n'est disponible que lors de la modification d'un enregistrement d'employé et si l'employé n'a pas encore de compte actif.

Si cette option est sélectionnée, un compte e-mail/mot de passe est créé pour l'employé lui permettant de se connecter. Cependant, cette option de connexion doit être disponible dans l'environnement, et ce n'est pas recommandé.

Suppression d'un employé​

Lors de la suppression d'un employé, il existe plusieurs options :

  • L'employé ne s'est jamais connecté et n'a donc pas de compte
  • L'employé a un compte et est placé dans plusieurs écoles
  • L'employé a un compte et est placé dans une seule école

L'employé n'a pas de compte​

Si l'employé n'a pas de compte, l'enregistrement de l'employé sera supprimé. Comme il n'y a pas de compte ni de données, rien d'autre n'a besoin d'être fait.

L'employé a un compte et est placé dans plusieurs écoles​

Lorsque l'employé est supprimé d'une école, cette école sera supprimée des écoles liées et l'employé disparaîtra de la liste des employés de cette école. Cependant, l'enregistrement et le compte associé subsistent. L'employé reste actif dans une ou plusieurs autres écoles.

L'employé a un compte et est placé dans une seule école​

Si l'employé est supprimé de la seule école où il est actif, l'enregistrement de l'employé sera désactivé. Le compte et toutes les données restent, mais l'employé ne peut plus se connecter. Pour supprimer définitivement l'employé, le compte doit être supprimé.

Suppression de compte​

Lors de la suppression d'un compte, les étapes suivantes sont automatiquement effectuées :

  • Les chats et messages de chat sont supprimés
  • Les fichiers et documents associés sont supprimés
  • L'enregistrement de l'employé ou de l'élève est supprimé
  • L'enregistrement de compte est définitivement supprimé de Firebase

Période de conservation des employés​

Les employés sont automatiquement supprimés après l'expiration de la période de conservation définie dans l'environnement. La valeur par défaut est de 8 ans.