Aufbewahrungsfristen
AI-School bietet die Möglichkeit, Aufbewahrungsfristen pro Sammlung festzulegen. Eine Sammlung ist eine Zusammenstellung ähnlicher Daten. So gibt es eine Sammlung "Schulen" und eine Sammlung "Chats".
Bei einigen Sammlungen fehlt diese Option. Das ist der Fall bei Daten, bei denen es nicht sinnvoll ist, dass sie automatisch nach einem Enddatum verfallen.
Festlegen von Aufbewahrungsfristen
Der Umgebungs-Admin kann Aufbewahrungsfristen in der Umgebung unter dem Punkt "Data Retention" festlegen.
Es sind bereits Standardwerte eingestellt, die pro Umgebung geändert werden können.
- Unterrichte, Chats und Chatnachrichten werden nach 3 Monaten gelöscht
- Gruppen und Unterrichtsgruppen werden zu Beginn eines jeden Schuljahres gelöscht (1. August)
- Schüler und Mitarbeiter werden nach 8 Jahren gelöscht
Wie funktioniert die Data Retention
Beim Hinzufügen eines neuen Datensatzes zur Sammlung wird sofort ein automatisches Ablaufdatum basierend auf den Einstellungen der Data Retention berechnet.
Beispiel: Ein Chat wird am 18. April 2024 hinzugefügt und die Data Retention ist auf 3 Monate eingestellt. Dann wird dem Datensatz ein Ablaufdatum von 18. Juli 2024 zugewiesen.
Wir nutzen die Firebase TTL Policy-Funktionalität. Firebase erkennt das Ablaufdatumsfeld und räumt automatisch Datensätze auf, die über das Ablaufdatum hinaus sind. Dies geschieht etwa 24 Stunden nach dem Ablaufdatum.