Schüler verwalten

Nach dem Hinzufügen von Gruppen können Schüler pro Gruppe hinzugefügt werden. In der Toolbar findest du einen Schalter zum Wechseln zwischen Gruppen. Du kannst Gruppen in AI School am besten als Stammgruppen interpretieren. Ein Schüler muss mit einer Stammgruppe im System verknüpft sein. Diese Verknüpfung sorgt wiederum für die Verbindung mit der richtigen Schule.

Manuell hinzufügen

Der Administrator kann Schüler einzeln mit Hilfe der Plus-Schaltfläche in der Toolbar hinzufügen.

Beim Anlegen eines neuen Schülers kann der Administrator wählen, direkt eine Willkommens-E-Mail zu senden. Diese Option ist standardmäßig ausgeschaltet. Die E-Mail für Schüler ist kurz gehalten und verweist auf den direkten Login-Link, ein kurzes Startvideo und Hilfe durch die Lehrkraft.

Schüler über eine CSV-Datei hinzufügen

Schüler können über eine CSV-Liste hochgeladen werden. Die Liste muss 5 Spalten für Schülernummer, Vorname, Zwischenname, Nachname und E-Mail-Adresse haben. Die Liste darf keine Spaltenüberschriften enthalten.

Die Spalte mit der E-Mail-Adresse ist wichtig. Wenn ein Schüler in mehreren Gruppen hochgeladen wird, werden die Datensätze basierend auf der E-Mail-Adresse zusammengeführt. Ein Schüler wird dann mit mehreren Gruppen verknüpft.

Bei einem CSV-Upload kann ebenfalls gewählt werden, eine Willkommens-E-Mail an die Schüler aus dem Upload zu senden. Auch diese Option ist standardmäßig ausgeschaltet.

Schüler durch Whitelisting von Domains erstellen

Schüler können auch automatisch erstellt werden, indem Domains gewhitelistet werden. Wenn sich ein Schüler mit einer E-Mail-Adresse anmeldet, die zu einer gewhitelisteten Domain gehört, wird automatisch ein Konto für sie erstellt und mit der richtigen Gruppe und Schule verknüpft. Dies reduziert die Notwendigkeit für den Administrator, manuell Konten zu erstellen.

Weitere Informationen findest du unter Domains verwalten.

Schüler bearbeiten

Der Schüler kann bearbeitet werden, indem man bei Aktionen auf "Bearbeiten" klickt.

Auch der Anmeldestatus eines Schülers kann aktualisiert werden. Der Schüler kann auf inaktiv gesetzt werden.

Willkommens-E-Mail senden und prüfen

Administratoren können Willkommens-E-Mails auch nach dem Anlegen noch senden:

• Wählen Sie einen oder mehrere Schüler aus und verwenden Sie die Mail-Schaltfläche in der Toolbar.
• Öffnen Sie bei einem Schüler Aktionen und wählen Sie Willkommens-E-Mail senden?.

Über Aktionen > Willkommens-E-Mails ansehen kann der Administrator zuvor bereitgestellte Willkommens-E-Mails nachlesen. Die Übersicht zeigt den Inhalt der E-Mail und den Versandstatus, zum Beispiel ob die E-Mail bereitgestellt, gesendet oder vom Mailserver akzeptiert wurde.

Erstellen von Konten

Konten werden automatisch nach einem erfolgreichen ersten Anmeldeversuch erstellt. Beim Erstellen von Konten werden Token auf dem Server hinzugefügt:

• Schüler (ja/nein): wird auf "ja" gesetzt, wenn die E-Mail-Adresse mit einer E-Mail-Adresse in der Schülerliste übereinstimmt
• Mitarbeiter (ja/nein): wird auf "ja" gesetzt, wenn die E-Mail-Adresse mit einer E-Mail-Adresse in der Mitarbeiterliste übereinstimmt
• Admin (ja/nein): wird bei der ersten Kontoerstellung immer auf "nein" gesetzt
• Vorstandsadmin (ja/nein): wird bei der ersten Kontoerstellung immer auf "nein" gesetzt
• Super-Admin (ja/nein): wird bei der ersten Kontoerstellung immer auf "nein" gesetzt

Diese Token werden später mit Berechtigungen verknüpft. Berechtigungen werden vom Administrator festgelegt. Dabei legt der Administrator fest, welche Rechte pro Rolle vergeben werden.

Löschen eines Schülers

Beim Löschen eines Schülers gibt es mehrere Optionen:

• Der Schüler hat sich noch nie angemeldet und hat daher kein Konto
• Der Schüler hat ein Konto und ist in mehreren Gruppen platziert
• Der Schüler hat ein Konto und ist in nur einer Gruppe platziert

Schüler hat kein Konto

Wenn der Schüler kein Konto hat, wird der Schülerdatensatz gelöscht. Da kein Konto und keine Daten vorhanden sind, muss nichts weiter geschehen.

Schüler hat ein Konto und ist in mehreren Gruppen platziert

Wenn der Schüler aus einer Gruppe gelöscht wird, wird diese Gruppe aus den verknüpften Gruppen entfernt und der Schüler verschwindet aus der Übersicht der Schüler dieser Gruppe. Jedoch bleibt der Datensatz bestehen und auch das zugehörige Konto. Der Schüler ist weiterhin in einer oder mehreren Gruppen aktiv.

Schüler hat ein Konto und ist in nur einer Schule platziert

Wenn der Schüler aus der einzigen Gruppe, in der er aktiv ist, gelöscht wird, wird der Schülerdatensatz auf inaktiv gesetzt. Das Konto und alle Daten bleiben bestehen, aber der Schüler kann sich nicht mehr anmelden. Um den Schüler endgültig zu löschen, muss das Konto gelöscht werden.

Löschen eines Kontos

Beim Löschen eines Kontos werden folgende Schritte automatisch durchgeführt:

• Chats und Chatnachrichten werden gelöscht
• Dateien und zugehörige Dokumente werden gelöscht
• Der Mitarbeiter- oder Schülerdatensatz wird gelöscht
• Der Kontodatensatz wird endgültig aus Firebase gelöscht

Aufbewahrungsfrist für Schüler

Schüler werden automatisch nach Ablauf der in der Umgebung festgelegten Aufbewahrungsfrist gelöscht. Der Standardwert ist 8 Jahre.