Kosten & budgetten

Via de tegel Kosten & budgetten zie je wat AI kost in je omgeving en hoe dat zich verhoudt tot je budgetten. Alle bedragen zijn gemeten kosten: per AI-aanvraag berekend uit het werkelijke verbruik en de tarieven van de aanbieder, omgerekend naar euro. Het zijn geen factuurbedragen; metingen kunnen ontbreken of vertraagd zijn.

Wie ziet wat

Rol	Ziet	Kan wijzigen
Bestuursbeheerder	De hele organisatie, alle scholen en de kosten per model	Het organisatiebudget en de budgetten van alle scholen (alleen zonder kosten per persoon), de standaard per profiel en de ontvangers van meldingen
Schoolbeheerder	Alleen de eigen school of scholen	Het budget van de eigen school (alleen zonder kosten per persoon), de schoolstandaard en de ontvangers van meldingen voor de eigen school

Met de schoolkeuze bovenin bekijk je één school of alle scholen.

De pagina is verdeeld in tabbladen:

• Overzicht: de kosten van de maand naast het budget, de controle met providerfacturen, het verloop over zes maanden en de toelichting.
• Scholen: de tabel met scholen; alleen als er meer dan één school wordt getoond.
• Budgetmeldingen: de meldingen van de maand en de ontvangers van Budgetmeldingen per e-mail.
• Personen: alleen als Kosten per persoon tonen aan staat; de standaard per rol, de personen en de afwijkingen.
• Modellen: de kosten per soort en per model.

Instellingen

Met de knop Instellingen (tandwiel) bovenin past een bestuursbeheerder de instellingen van de organisatie aan. Kosten per persoon tonen staat standaard uit. Zolang die uit staat, zijn er nergens individuen zichtbaar: geen lijst met personen, geen uitzonderingen per persoon, geen meldingen over personen en geen personen in de wekelijkse e-mail. Ook de sectie Wat past in het budget per persoon op de modelpagina is dan niet zichtbaar. Dan is ook het hele tabblad Personen niet zichtbaar, met de standaard per rol en de afwijkingen; de budgetten van de organisatie en de scholen blijven werken en zijn met de hand in te stellen. Zet je de instelling aan, dan worden personen alleen met hun initialen getoond en worden de budgetten van de organisatie en de scholen berekend uit de budgetten per persoon; ze zijn dan niet meer met de hand aan te passen. Bij de instelling staat wie haar het laatst heeft gewijzigd en wanneer.

Maand kiezen

Kies bovenaan de maand. De metingen zijn in september 2026 gestart; eerdere maanden bevatten geen gegevens.

Overzicht

• Organisatie (of de gekozen school): de gemeten kosten van de maand, het budget en welk deel daarvan verbruikt is.
  • Bij 50%, 75% en 90% verschijnt een signaal met het bereikte percentage; bij 100% staat er dat het budget bereikt of overschreden is.
  • Aanvragen zonder berekende kosten (bijvoorbeeld een model zonder bekend tarief) worden apart geteld. Hun kosten zitten niet in het bedrag.
• Controle met providerfacturen: voor de lopende maand staat hier wat de aanbieders tot de laatste wekelijkse controle (maandag) factureerden, naast wat er in dezelfde periode gemeten is. Een verschil komt door kosten die niet gemeten worden of door afronding op de facturen.
• Verloop over zes maanden: de gemeten kosten per maand, zodat je ziet of het gebruik stijgt of daalt.
• Scholen (tabblad Scholen): per school het budget, de gemeten kosten, het verbruik in procenten en het resterende bedrag.
  • Gebruik dat niet aan een school is toe te wijzen, staat onder Onbekende school. Samen tellen de scholen op tot het totaal van de organisatie.
• Kosten per model (tabblad Modellen): welke AI-modellen de kosten veroorzaken, met het aantal aanvragen.

Budgetten

Een budget is een signaleringsbudget per maand. Het loopt door tot je het wijzigt; een restant gaat niet mee naar de volgende maand. AI blijft werken als een budget is overschreden. Het is geen extra prepaidtegoed.

Standaard per medewerker. Elk account van een medewerker heeft een maandbudget van € 2, tenzij er een andere standaard, een schoolstandaard of een uitzondering is ingesteld. Dat geldt ook voor docenten en voor medewerkers die de desktop-app gebruiken.

Leerlingen hebben geen eigen budget en tellen niet mee in het budget van de school of de organisatie. Hun gebruik telt wel mee in de gemeten kosten van hun school.

Zolang je zelf geen bedrag invult, volgt het budget van een school uit de accounts van haar medewerkers (hun budgetten opgeteld) en dat van de organisatie uit alle medewerkersaccounts. Als Kosten per persoon tonen aan staat, zie je onder het bedrag waar het vandaan komt, bijvoorbeeld '120 medewerkersaccounts × budget per persoon'. Alleen wie minstens één keer heeft ingelogd heeft een account: medewerkers die wel in het systeem staan maar nooit hebben ingelogd, tellen niet mee. Een account zonder medewerkers- of leerlingprofiel telt mee voor de organisatie. Accounts horen bij een school via het e-mailadres van de medewerker.

Budget wijzigen

Staat Kosten per persoon tonen aan, dan worden de budgetten van de organisatie en de scholen berekend uit de budgetten per persoon en kun je ze niet met de hand wijzigen. Je past dan de standaard per profiel, de schoolstandaard of een uitzondering aan (zie Personen). Staat de instelling uit, dan stel je het budget zo in:

1. Klik bij de organisatie of bij een school op Budget wijzigen.
2. Vul het maandbudget in euro in. Leeg laten: het budget volgt weer uit de accounts. Nul is een budget van € 0.
3. Kies vanaf welke maand het budget geldt. Het geldt elke maand vanaf die maand, tot je het weer wijzigt. Eerdere maanden houden hun eigen budget.
4. Vul een reden van wijziging in en klik op Opslaan.

Elke wijziging wordt met reden en tijdstip bewaard.

Personen

Het tabblad Personen, met de standaard per rol, de uitzonderingen en de afwijkingen, is alleen zichtbaar als Kosten per persoon tonen aan staat (zie Instellingen).

Onder Personen stel je budgetten per persoon in. Personen worden alleen met hun initialen getoond.

• Standaard per rol: een maandbudget per profiel voor de hele organisatie: medewerkers en docenten. Bestuursbeheerders stellen dit in. Zonder ingestelde standaard geldt € 2.
  • Docenten zijn medewerkers die in hun profiel als docent staan.
• Standaard per rol voor een school: een school kan een eigen standaard hebben. Schoolbeheerders stellen die in voor hun eigen school; zonder eigen standaard volgt de school de organisatie.
• Uitzondering: een eigen budget voor één medewerker. Klik op Uitzondering toevoegen, zoek de persoon op met het e-mailadres en vul het budget in. Je vindt alleen personen binnen je eigen scholen. Voor leerlingen kun je geen uitzondering instellen.

Voor iedere persoon geldt eerst de eigen uitzondering, dan de standaard van de school en anders de standaard van de organisatie. In de lijst zie je per persoon de gemeten kosten, het budget, waar dat budget vandaan komt en welk deel verbruikt is. Bij leerlingen staat Geen budget. Laat je een uitzondering of schoolstandaard leeg, dan geldt weer de standaard.

Afwijkingen van de standaard

Alleen zichtbaar als Kosten per persoon tonen aan staat.

Op het tabblad Personen staan onder Afwijkingen van de standaard alle schoolstandaarden en uitzonderingen die deze maand gelden, met de standaard waarvan ze afwijken, wie ze heeft ingesteld, wanneer en met welke reden. Met Geschiedenis zie je elke wijziging: het oude en nieuwe bedrag, vanaf welke maand, door wie en waarom. Alle wijzigingen worden bewaard en zijn niet te verwijderen.

Budgetmeldingen

Elke ochtend wordt gecontroleerd of de organisatie, een school of een persoon 50%, 75%, 90% of 100% van het budget heeft bereikt. Beheerders zien dan een teller op de tegel Kosten & budgetten in het beheeroverzicht en de melding op het tabblad Budgetmeldingen van deze pagina. Een melding zet AI nooit stop. Leerlingen krijgen geen meldingen.

• Bestuursbeheerders zien meldingen over de organisatie, alle scholen en alle personen.
• Schoolbeheerders zien meldingen over hun eigen school en de personen daarin.

Meldingen over personen verschijnen alleen als Kosten per persoon tonen aan staat.

Op het tabblad Budgetmeldingen staan alle meldingen van de gekozen maand, met het gemeten bedrag, het budget en de datum van de melding. Met Markeren als gezien tellen ze niet meer mee in de teller op de tegel, voor alle beheerders; op het tabblad blijven ze staan.

Meldingen per e-mail

Op hetzelfde tabblad kies je onder Budgetmeldingen per e-mail medewerkers die een e-mail krijgen bij een nieuwe melding. Zoek een medewerker op naam of e-mailadres, voeg hem of haar toe en klik op Opslaan. Standaard ontvangt niemand een e-mail.

• Bekijk je één school, dan kies je de ontvangers voor die school. Zij krijgen meldingen over het budget van de school en, als Kosten per persoon tonen aan staat, over de personen van de school (met initialen).
• Bekijk je als bestuursbeheerder alle scholen, dan kies je de ontvangers van de meldingen over het organisatiebudget.

Na de controle van elke ochtend krijgt elke ontvanger één e-mail met alle nieuwe meldingen.

Wekelijkse e-mail

De beheerders die bij de omgeving zijn ingesteld, ontvangen elke maandag een e-mail met de gemeten kosten van de lopende maand:

• het totaal en het budget van de organisatie;
• de budgetmeldingen van de maand;
• per school het budget en welk deel ervan verbruikt is;
• de personen die boven hun budget zitten, met hun initialen (alleen als Kosten per persoon tonen aan staat).

De e-mail gebruikt dezelfde gemeten kosten als deze pagina. De providerfacturen blijven zichtbaar onder Controle met providerfacturen.