Gå till huvudinnehållet

Hantera anställda

När skolor har lagts till kan anställda tilldelas per skola. I verktygsfältet hittar du en switch för att växla mellan skolor.

Lägg till manuellt​

Administratören kan lägga till anställda en och en med hjälp av plus-knappen i verktygsfältet.

Lägg till anställd

Lägg till anställda via en csv-fil​

Anställda kan laddas upp via en csv-lista. Listan måste ha 6 kolumner för förnamn, mellanrum, efternamn, e-postadress, är lärare (ja eller nej) och funktion. Listan får inte innehålla kolumnhuvuden.

Anställda laddas upp via csv

Kolumnen med e-postadressen är viktig. Om en anställd laddas upp för flera skolor kommer posterna att sammanfogas baserat på e-postadressen. En anställd kopplas då till flera skolor.

Skapa anställda via domänvita listor​

Anställda kan också skapas automatiskt genom att vitlista domäner. När en anställd loggar in med en e-postadress som tillhör en vitlistad domän, skapas automatiskt ett konto för dem och kopplas till rätt skola. Detta sparar tid eftersom administratören inte behöver skapa ett konto för varje anställd.

Se mer information i Domäner hanteras.

Redigera anställd​

Anställda kan redigeras genom att klicka på Åtgärder och välja "Redigera".

Uppdatera anställd

Anställda är kopplade till en huvudort och kan kopplas till flera orter. Medlemens huvudort måste alltid finnas i listan över kopplade orter. Det kan väljas flera orter. Anställdens huvudort kan ändras i deras konto. Tillgängliga alternativ kommer då från listan över orter.

För varje anställd kan egenskapen "Är lärare?" ställas in på "Ja" eller "Nej". Detta bestämmer anställdas behörigheter i systemet. Endast anställda märkta som lärare kan välja menyn 'Grupper' och hantera grupper.

Inloggningsstatus för en anställd kan också uppdateras. Anställd kan sättas som inaktiv.

Anställdas status

Skapa konton​

Konton skapas automatiskt efter ett framgångsrikt första inloggningsförsök. Under skapandet av konton tilläggs tokens på servern:

  • elev (ja/nej): sätts till "ja" om e-postadressen överensstämmer med en elevlista
  • anställd (ja/nej): sätts till "ja" om e-postadressen överensstämmer med en personalista
  • admin (ja/nej): sätts alltid till "nej" vid första skapandet av kontot
  • styrelse-admin (ja/nej): sätts alltid till "nej" vid första skapandet av kontot
  • superadmin (ja/nej): sätts alltid till "nej" vid första skapandet av kontot

Dessa tokens kopplas senare till behörigheter. Behörigheter ställs in av administratören. Här fastställs vilka rättigheter varje roll tilldelas.

För anställda finns det ett alternativ att ändra kontotyp från "Federated" till "Email/passord". Detta alternativ är endast tillgängligt när man redigerar en anställds post, och om den anställde ännu inte har ett aktivt konto.

Om detta alternativ väljs skapas ett email/lösenord-konto för den anställde så att han/hon kan logga in. Det krävs dock att möjligheten att logga in med detta alternativ är tillgänglig i miljön, och detta rekommenderas inte.

Ta bort en anställd​

Vid borttagning av en anställd finns det några alternativ:

  • Anställden har aldrig loggat in och har därför inget konto
  • Anställden har ett konto och är kopplad till flera skolor
  • Anställden har ett konto och är kopplad till endast en skola

Anställd har inget konto​

Om den anställde inte har något konto kommer anställdes posten att tas bort. Eftersom det inte finns något konto eller data att hantera behöver inget mer göras.

Anställd har ett konto och är kopplad till flera skolor​

Om den anställde tas bort från en skola tas denna skola bort från kopplade skolor och den anställde försvinner från översikten över anställda i den skolan. Posten kvarstår dock och även kontot. Den anställde är ju fortfarande aktiv i en eller flera skolor.

Anställd har ett konto och är kopplad till endast en skola​

Om den anställde tas bort från den enda skolan där de är aktiva sätts anställds posten till inaktiv. Kontot och alla uppgifter kvarstår, men den anställde kan inte längre logga in. För att radera den anställde permanent måste kontot tas bort.

Ta bort konto​

Vid borttagning av ett konto görs följande automatiskt:

  • Chattar och chattmeddelanden tas bort
  • Filer och relaterade dokument tas bort
  • Anställdes eller elevens post tas bort
  • Konto posten tas permanent bort från Firebase

Bevarandestid för anställda​

Anställda tas automatiskt bort när bevarandetiden som anges i miljön har passerat. Standard är 8 år.