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Gestione dei dipendenti

Dopo aver aggiunto le scuole, i dipendenti possono essere aggiunti per ogni scuola. Nella barra degli strumenti trovi uno switch per cambiare tra le scuole.

Aggiunta manuale​

L’amministratore può aggiungere i dipendenti uno per uno utilizzando il pulsante più nella barra degli strumenti.

Aggiunta dipendente

Aggiunta di dipendenti tramite file csv​

I dipendenti possono essere caricati tramite un elenco csv. L’elenco deve avere 6 colonne per nome, prefisso (parte iniziale del cognome), cognome, indirizzo email, è docente (sì o no) e funzione. L’elenco non può contenere intestazioni di colonna.

Caricamento dipendenti tramite csv

La colonna con l’indirizzo email è importante. Se un dipendente viene caricato per più scuole, i record verranno uniti in base all’indirizzo email. Un dipendente sarà quindi associato a più scuole.

Creazione dei dipendenti tramite whitelist dei domini​

I dipendenti possono essere creati automaticamente whitelistando i domini. Quando un dipendente effettua l’accesso con un indirizzo email appartenente a un dominio whitelisted, verrà automaticamente creato un account per lui/lei e associato alla scuola corretta. Questo permette di risparmiare tempo poiché l’amministratore non deve creare un account per ogni dipendente.

Vedi per ulteriori informazioni Gestione dei domini.

Modifica dei dipendenti​

Il dipendente può essere modificato facendo clic su "Modifica" in Azioni.

Aggiornamento dipendente

Il dipendente è associato a una sede principale e può essere collegato a più sedi. La sede principale del dipendente deve sempre essere inclusa nell’elenco delle sedi collegate. È possibile selezionare più sedi. Il dipendente può modificare la sua sede principale nel suo account. Le opzioni disponibili provengono dall’elenco delle sedi.

Per ogni dipendente è possibile impostare la proprietà "È Docente?" su "Sì" o "No". Questo determina i privilegi di accesso del dipendente nel sistema. Solo i dipendenti contrassegnati come docenti possono selezionare l’elemento di menu 'Gruppi' e gestire i gruppi.

È inoltre possibile aggiornare lo stato di accesso di un dipendente. Il dipendente può essere disattivato.

Stato dipendenti

Creazione degli account​

Gli account vengono creati automaticamente dopo un primo login riuscito. Durante la creazione degli account vengono aggiunti token sul server:

  • studente (sì/no): impostato su "sì" se l’indirizzo email corrisponde a un indirizzo presente nell’elenco degli studenti
  • dipendente (sì/no): impostato su "sì" se l’indirizzo email corrisponde a un indirizzo presente nell’elenco dei dipendenti
  • admin (sì/no): impostato sempre su "no" al primo creazione dell’account
  • amministratore del consiglio (sì/no): impostato sempre su "no" al primo creazione dell’account
  • super admin (sì/no): impostato sempre su "no" al primo creazione dell’account

Questi token verranno successivamente associati ai Permessi. I permessi sono impostati dall’amministratore. Qui si definisce quali diritti sono assegnati per ogni ruolo.

Per i dipendenti c’è un’opzione per cambiare il tipo di account da "Federated" a "Email/password". Questa opzione è disponibile solo durante la modifica di un record dipendente e solo se il dipendente non ha ancora un account attivo.

Se selezionata questa opzione, verrà creato un account email/password per il dipendente con cui può effettuare l’accesso. Tuttavia, questa opzione richiede che l’autenticazione sia abilitata nell’ambiente, e non è consigliata.

Eliminazione di un dipendente​

Inserendo un dipendente ci sono diverse opzioni:

  • Il dipendente non ha mai effettuato l’accesso e quindi non ha un account
  • Il dipendente ha un account ed è assegnato a più scuole
  • Il dipendente ha un account ed è assegnato a solo 1 scuola

Dipendente senza account​

Se il dipendente non ha un account, il record del dipendente verrà eliminato. Poiché non c’è alcun account né dati associati, non è necessario fare altro.

Dipendente con account e assegnato a più scuole​

Se il dipendente viene rimosso da una scuola, quella scuola sarà rimossa dall’elenco delle scuole collegate e il dipendente scomparirà dall’elenco dei dipendenti di quella scuola. Tuttavia, il record rimane e anche l’account correlato. Il dipendente è ancora attivo in una o più scuole.

Dipendente con account e assegnato a solo 1 scuola​

Se il dipendente viene rimosso dall’unica scuola in cui è attivo, il record del dipendente verrà messo in stato inattivo. L’account e tutti i dati rimarranno, ma il dipendente non potrà più accedere. Per eliminare definitivamente il dipendente, l’account deve essere rimosso.

Eliminazione dell’account​

Quando un account viene eliminato, vengono eseguiti automaticamente i seguenti passaggi:

  • Chat e messaggi di chat vengono eliminati
  • File e documenti correlati vengono eliminati
  • Il record del dipendente o dello studente viene eliminato
  • Il record dell’account viene eliminato definitivamente da Firebase

Conservazione dei dati per i dipendenti​

I dipendenti vengono eliminati automaticamente dopo la scadenza del periodo di conservazione impostato nell’ambiente. Il valore di default è 8 anni.