Gå til hovedinnhold

Ansatte håndteres

Etter å ha lagt til skoler kan ansatte legges til per skole. I verktøylinjen finner du en bryter for å bytte mellom skoler.

Manuell tillegg​

Administratoren kan legge til ansatte én og én ved å bruke pluss-knappen i verktøylinjen.

Ansatt legge til

Legge til ansatte via en csv-fil​

Ansatte kan lastes opp via en csv-liste. Listen må ha 6 kolonner for fornavn, mellomnavn, etternavn, e-postadresse, er lærer (ja eller nei) og stilling. Listen må ikke inneholde kolonneoverskrifter.

Ansatte opplastet via csv

Kolonnen med e-postadresse er viktig. Hvis en ansatt lastes opp til flere skoler, vil postene slås sammen basert på e-postadressen. En ansatt blir da koblet til flere skoler.

Opprett ansatte via hvitliste for domener​

Ansatte kan også automatisk opprettes ved å hvitliste domener. Når en ansatt logger inn med en e-postadresse som tilhører et hvitelistet domene, opprettes det automatisk en konto for dem og kobles til riktig skole. Dette sparer tid fordi administrator ikke trenger å opprette en konto for hver ansatt.

Se mer informasjon i Administrere domener.

Redigere ansatt​

Ansatte kan redigeres ved å klikke på ** Handlinger** og deretter «Rediger».

Ansatt oppdateres

Ansatten er tilknyttet en hovedlokasjon og kan kobles til flere lokasjoner. Hovedlokasjonen til den ansatte må alltid være i listen over tilknyttede lokasjoner. Det kan velges flere lokasjoner. Den ansatte kan endre sin hovedlokasjon i kontoen sin. Tilgjengelige alternativer kommer fra listen over lokasjoner.

For hver ansatt kan egenskapen "Er lærer?" settes til "Ja" eller "Nei". Dette bestemmer tilgangsrettighetene til den ansatte i systemet. Bare ansatte merket som lærer kan velge menyen 'Grupper' og administrere grupper.

Tilgangsstatus for en ansatt kan også oppdateres. Ansatte kan settes til inaktiv.

Ansattes status

Oppretting av kontoer​

Kontoer opprettes automatisk etter vellykket første påloggingsforsøk. Under oppretting av kontoer blir tokens lagt til på serveren:

  • elev (ja/nei): settes til "ja" hvis e-postadressen samsvarer med en e-postadresse på listen over elever
  • ansatt (ja/nei): settes til "ja" hvis e-postadressen samsvarer med en e-postadresse på listen over ansatte
  • administrator (ja/nei): alltid satt til "nei" ved første opprettelse
  • styreadministrator (ja/nei): alltid satt til "nei" ved første opprettelse
  • superadministrator (ja/nei): alltid satt til "nei" ved første opprettelse

Disse tokenene kobles senere til Tillatelser. Tillatelser settes av administrator. Her bestemmes hvilke rettigheter som tildeles hver rolle.

For ansatte finnes det et alternativ for å endre kontotype fra "Federated" til "Email/-passord". Dette alternativet er kun tilgjengelig når man redigerer en ansatts post, og hvis den ansatte fortsatt ikke har en aktiv konto.

Hvis dette alternativet velges, opprettes en e-post/-passord-konto for den ansatte slik at han/hun kan logge inn. Dette bør imidlertid kun aktiveres hvis innlogging er tilgjengelig i miljøet, og det anbefales ikke.

Slette en ansatt​

Når en ansatt slettes, er det flere alternativer:

  • Den ansatte har aldri logget inn og har derfor ingen konto
  • Den ansatte har en konto og er tilknyttet flere skoler
  • Den ansatte har en konto og er tilknyttet kun én skole

Ansatt har ingen konto​

Hvis den ansatte ikke har noen konto, vil ansattens oppføring bli slettet. Siden det ikke er konto og heller ingen data, trenger ingenting annet å gjøres.

Ansatt har en konto og er tilknyttet flere skoler​

Hvis den ansatte slettes fra en skole, vil den skolen bli fjernet fra tilknyttede skoler og den ansatte forsvinne fra oversikten over ansatte ved den skolen. Oppføringen forblir imidlertid og også tilhørende konto. Den ansatte er tross alt fortsatt aktiv ved en eller flere skoler.

Ansatt har en konto og er tilknyttet kun én skole​

Hvis den ansatte slettes fra den eneste skolen de er aktiv på, vil ansattens oppføring settes til inaktiv. Kontoen og all informasjon forblir, men den ansatte kan ikke logge inn. For å slette den ansatte permanent må kontoen slettes.

Slette av konto​

Ved sletting av en konto tas følgende trinn automatisk:

  • Chats og chatmeldinger slettes
  • Filer og relaterte dokumenter slettes
  • Ansatt- eller elevoppføringen slettes
  • Kontooppføringen slettes permanent fra Firebase

Bevaringsperiode for ansatte​

Ansatte blir automatisk slettet etter utløpet av bevaringsperioden som er satt i miljøet. Standard er 8 år.